Transport de cartes ou de badges ? Pensez aux rangements portables et muraux

Une entreprise de deux cents personnes gère ses badges visiteurs dans une boîte à chaussures posée sous le comptoir d'accueil. Le système fonctionne jusqu'au jour où quelqu'un cherche une carte précise devant trois visiteurs qui attendent, et où l'on découvre que douze badges rendus la veille n'ont jamais été reclassés.

Le rangement des badges est le seul sujet de ce cluster qui concerne la carte avant qu'elle soit portée. Casier mural, valisette, plateau de présentation : trois réponses, trois volumes, trois contextes. Cet article les compare.

Ce que le rangement règle

Un parc de badges se gère à trois moments : la remise, le retour, et le stockage entre les deux. C'est le troisième qui est laissé au hasard, et c'est celui qui fait perdre du temps aux deux autres.

Un rangement structuré apporte quatre choses concrètes :

• retrouver une carte nominative sans la chercher ;
• constater d'un regard ce qui est sorti et ce qui est rentré ;
• éviter que des cartes encodées se perdent ou soient remises au mauvais destinataire ;
• protéger les cartes du frottement pendant le stockage.

Ce dernier point est le moins évident. Une pile de cartes qui glisse dans un tiroir se raye au frottement, avant même d'avoir servi.

Les trois solutions

Le casier mural

Il se fixe au mur derrière le comptoir. Les cartes sont visibles et à portée de main, l'emplacement vide se repère immédiatement.

C'est la solution des accueils où les badges visiteurs sortent et rentrent plusieurs fois par jour. Trois capacités existent selon le nombre de places à gérer, ce qui permet de dimensionner sans surpayer.

La valisette

Fermée, transportable, elle contient 80 cartes au format standard. Son intérêt est double : ranger un parc de cartes de présence ou de contrôle d'accès, et le déplacer quand plusieurs sites ou plusieurs services sont concernés.

C'est le format qui répond au « transport » du titre : une caisse organisée qui se ferme et qui se porte, plutôt qu'une enveloppe qu'on remplit.

Le plateau de présentation

Les cartes sont posées à plat, en lecture horizontale. On lit les noms comme on lit une liste, ce qui change tout quand deux cents participants arrivent en vingt minutes et qu'il faut retrouver un nom précis à chaque fois.

Son couvercle amovible protège les cartes pendant le stockage, entre deux éditions d'un événement ou d'une session de formation. La capacité exacte du modèle est à confirmer au moment de la commande, les indications catalogue variant selon les séries.

Un mot sur la découpe, qui relève de la même catégorie et de la même étape. Perforer une carte pour y fixer une attache se fait avec une pince adaptée, ronde ou oblongue selon la perforation voulue. C'est un geste d'atelier qui se prépare en même temps que le stockage, sur le même poste, avant que les badges ne partent en circulation.

Quel rangement selon le contexte

Poste d'accueil permanent. Le casier mural, dimensionné sur le nombre de badges visiteurs en circulation, pas sur l'effectif total.

Gestion de parc en entreprise. La valisette, qui se range dans un placard et se sort quand il faut distribuer ou récupérer.

Accueil d'un événement ou d'une formation. Le plateau, dont la lecture horizontale est le seul format qui tienne le rythme d'une file d'attente.

Ces trois cas se cumulent souvent dans une même organisation. Un service RH peut avoir la valisette pour le parc permanent et sortir le plateau les jours d'intégration.

En un coup d'œil : par volume

Notre recommandation

Pour un accueil d'entreprise qui remet et récupère des badges visiteurs, c'est le casier mural, dans la capacité correspondant au nombre de badges réellement en circulation.

Deux besoins conduisent ailleurs :

• un parc à gérer et à déplacer : la valisette de 80 cartes, qui se ferme et se transporte ;
• une distribution en nombre sur un temps court : le plateau, dont la lecture horizontale fait gagner plusieurs secondes par participant, ce qui se compte quand il y en a deux cents.

Un point clé avant de commander

Dimensionnez sur les cartes en circulation, pas sur l'effectif. Une entreprise de deux cents personnes n'a pas deux cents badges visiteurs à ranger : elle en a peut-être trente. Le casier surdimensionné prend du mur et reste vide aux trois quarts, ce qui rend le contrôle visuel moins lisible, pas plus.

Toutes ces solutions figurent dans la catégorie rangement et découpe. Notre équipe est disponible au 04 22 14 00 86 ou via notre formulaire de contact pour confirmer la capacité adaptée à votre organisation.

Pour aller plus loin

• La catégorie rangement et découpe regroupe les casiers, valisettes, plateaux et perforateurs.
• Une fois le badge remis, le choix du support est traité dans notre article sur le type de porte-badge à retenir.
• Les causes d'usure d'une carte portée figurent dans notre article sur la protection des badges d'identification.
• La protection de l'impression est abordée dans notre article sur les badges et cartes imprimés.