Zoom sur le porte-badge format évènementiel

Un congrès de mille deux cents participants, des inscriptions qui arrivent encore la veille, et un accueil qui doit traiter cent personnes en quarante minutes. Le badge au format carte bancaire suppose une impression sur place, machine comprise. Le format A6 suppose une imprimante bureautique et du papier.

Le porte-badge événementiel mesure 105 x 149 mm, soit le format A6, et reçoit un insert papier que l'on remplace d'un événement à l'autre. C'est ce qui explique sa place dans l'événementiel : le support se réutilise, seul le papier change. Cet article détaille le format, ses usages d'affichage et les attaches qui lui vont.

Le format A6 : ce qu'il change concrètement

L'insert fait 105 x 149 mm. Une feuille A4 pliée deux fois donne exactement ce format, ce qui règle la question de l'impression : l'organisateur imprime en interne sur du papier ordinaire, ou envoie le fichier au participant qui l'apporte plié.

Les inscriptions de dernière minute cessent d'être un problème. Un nom manquant se traite avec une feuille et un stylo, ce qu'aucune carte PVC ne permet.

La surface disponible est près de cinq fois celle d'un badge CR80. Elle sert à autre chose qu'à écrire un nom plus gros :

• nom, prénom, fonction et société lisibles à plusieurs mètres ;
• QR Code d'accès ou d'émargement, scanné sans retirer le badge ;
• programme de la journée au verso de l'insert ;
• plan du site ou du salon ;
• logos des partenaires, qui financent une partie de l'événement et attendent une contrepartie visible.

Le repérage à distance est le bénéfice le moins évident et le plus utile sur le terrain. Distinguer un membre du staff d'un exposant, ou un intervenant d'un visiteur, dans une allée pleine, se fait à la couleur et au gros caractère. Pas au format carte.

Pourquoi les organisateurs réguliers y reviennent

Le calcul est simple. Un porte-badge vinyle sert plusieurs éditions. L'insert coûte le prix d'une feuille de papier.

Une association qui organise quatre manifestations par an amortit son stock de porte-badges dès la deuxième, et ne rachète ensuite que du papier. Sur des volumes de plusieurs centaines de participants, l'écart avec une impression PVC à chaque édition se voit dans le budget.

Reste à récupérer les porte-badges en fin d'événement, ce qui suppose de le prévoir : un bac de collecte à la sortie, annoncé au moment de la remise. Le taux de retour dépend presque entièrement de ce détail d'organisation.

Les attaches adaptées au grand format

Un badge A6 est haut. Suspendu par un point unique, il pivote, se met de biais et devient illisible au premier courant d'air.

D'où la particularité du format : deux perforations latérales, qui reçoivent un cordon à double mousqueton simplex. Le badge est tenu par ses deux côtés, il reste à plat et face au regard toute la journée.

Les autres attaches restent possibles selon le contexte :

• le cordon tour de cou classique, à point d'accroche unique, suffisant en intérieur et sans vent ;
• la pince crocodile, quand le badge doit se fixer sur un vêtement plutôt que se porter au cou ;
• l'attache de sécurité qui se sépare sous traction, à prévoir dès qu'il y a de la foule ou des équipements en mouvement.

Le choix du cordon lui-même, matière, largeur et personnalisation, est un sujet à part entière : il est traité dans notre article sur les cordons pour événements.

Le produit en pratique

Les porte-badges grand format sont en vinyle souple, une matière qui tient la durée d'un événement de plusieurs jours sans se déformer aux perforations. Ils se commandent par lots de cent, avec un tarif qui décroît au volume.

Nous les tenons en stock à Puget-sur-Argens, ce qui permet une expédition sous 24 à 48 heures. C'est le point qui compte quand un événement se prépare en trois semaines, ce qui est le cas le plus fréquent.

Deux détails restent à confirmer selon le modèle retenu : l'orientation disponible et la présence d'un rabat de fermeture. Nous vous les précisons au moment du devis.

En un coup d'œil : A6 ou format carte

Notre recommandation

Pour un événement de plus d'une journée ou de plus de deux cents participants, c'est le porte-badge souple au format A6, monté sur cordon à double mousqueton.

Trois situations font exception :

• événement court en intérieur, moins de cent personnes : le porte-badge souple au format carte suffit et coûte moins cher ;
• badge devant servir de titre d'accès sans contact : c'est une carte PVC avec puce, donc du CR80 ;
• port en environnement technique ou en extérieur exposé : le A6 prend le vent, un format carte tient mieux.

Un point clé avant de commander

Décidez du contenu de l'insert avant de commander les porte-badges, pas après. Un QR Code à scanner sans retirer le badge suppose que la fenêtre du porte-badge soit dégagée à cet endroit, et un insert recto verso suppose un modèle qui laisse les deux faces lisibles. Ces contraintes se règlent en amont, quand il reste des options.

Envoyez-nous votre maquette d'insert et le volume prévu, nous vérifions le modèle adapté et le délai. Notre équipe est disponible au 04 22 14 00 86 ou via notre formulaire de contact.

Pour aller plus loin

• Les porte-badges souples couvrent les formats du CR80 au A6.
• Le choix entre souple, rigide et sécuritaire est détaillé dans notre article sur le type de porte-badge à retenir.
• Les cordons tour de cou proposent les systèmes d'accroche compatibles avec le grand format.
• Les bracelets d'identification, autre support de contrôle d'accès en événementiel, sont traités dans le guide d'achat des bracelets événementiels.